差别在五件事：税率、进项抵扣、申报频率、账的厚度、代账价格。小规模按 3% 征收率计税、现行减按 1%（执行到 2027 年底），进项不能抵；一般纳税人按 13%（货物）、9%（建筑运输不动产租赁）、6%（现代服务）算销项，凭专票抵进项。小规模多数按季申报，一般纳税人必须按月，都在每月 15 日前报完，逾期按日加收万分之五滞纳金，未按期申报可罚 2000 元以下、情节严重 2000–10000 元。小规模每月凭证一般 5–20 张，一般纳税人 20–100 张以上。杭州社保缴费基数下限约 4400–4500 元/月、每年 7 月调。代账费小规模 200–350 元/月，一般纳税人 450–900 元/月。
先把结论摆出来：差的不是身份，是五件具体的事
小规模和一般纳税人不是“小公司”和“大公司”的区别，是两套完全不同的计税和申报规则。差在税率、进项抵扣、申报频率、账的厚度、代账费这五件事上，其他都是这五件事衍生出来的。老板不用背法条，把这张表看懂就够了。
| 对比项 | 小规模纳税人 | 一般纳税人 |
|---|---|---|
| 增值税 | 征收率 3%，现行政策减按 1%（执行到 2027 年 12 月 31 日） | 13%（货物）、9%（建筑、运输、不动产租赁）、6%（现代服务） |
| 进项抵扣 | 不能抵，税额直接进成本 | 取得合规专票可以抵扣 |
| 客户要专票 | 可自开，按征收率开，对方只能按这个税额抵 | 按适用税率开，客户能抵更多 |
| 申报频率 | 多数按季，季度终了 15 日内 | 必须按月，每月 15 日前 |
| 登记门槛 | 连续 12 个月销售额 500 万元以下 | 超过 500 万元应登记，也可自愿申请 |
| 代账费（年付） | 200–350 元/月 | 450–900 元/月 |
一、账的厚度差好几倍，这才是价格差的来源
小规模一个月通常 5–20 张凭证：银行回单、销项发票、工资表、社保缴费单、几张费用票，够用了。一般纳税人一个月 20–100 张以上，多出来的是进项专票勾选认证、存货进出、成本结转、税负测算这些活。同样叫“记账报税”，工作量差 3–5 倍，所以 450–900 元/月 和 200–350 元/月 不是随口要价。
往高走的情况：月开票量超过 30 张、多个银行账户、有进出口、多个门店或分公司、要按月出报表给股东看。往低走的情况：业务单一、票据干净、一年就几笔、银行流水少。零申报是 150–250 元/月，个体户是 150–300 元/月，别拿零申报的价去比一般纳税人的价，不是一回事。
二、申报次数和时限不一样，逾期成本很高
一般纳税人每月 15 日前必须报增值税，小规模多数按季，季度终了 15 日内报。企业所得税都是按季预缴、次年 5 月 31 日前汇算清缴。逾期每天万分之五滞纳金，未按期申报可处 2000 元以下罚款，情节严重的 2000–10000 元。真被列成非正常户，解除是 1500–5000 元/次，还得补申报、补罚款，一次就顶你一年代账费。
三、五个常见坑，一个比一个贵
- 为了“能开专票”就转一般纳税人。客户全是要普票的小散户、上游全是拿不到票的个体户，转过去销项按 13% 全额算，进项抵不了，税负当场翻倍。转之前先算一笔账：一年能拿到多少进项专票，占销项多大比例，低于两成基本别转。
- 卡在 500 万门口拆公司、压票、拖开票。这个不能干，也不值得干。拆主体、瞒收入、延迟开票，查出来是补税加罚款，还搭上纳税信用等级。真快到线了，老老实实登记为一般纳税人，或者把业务结构理清楚。
- 只看报价，不问每月做几张凭证。99 元一个月的通常是零申报价，一开票就要加钱。签合同前问清三件事：每月做几张凭证、年报和汇算清缴包不包含、中途涨价怎么算。
- 小规模就不建账。没业务不等于不用记账，票据丢一堆，到汇算清缴时成本费用入不了账，利润虚高，企业所得税该交还是得交。
- 社保按最低基数随手填。杭州社保缴费基数下限约 4400–4500 元/月，每年 7 月调整。工资表、个税申报、社保基数三者对不上，稽核时说不清楚，补缴带滞纳金。
四、什么情况不建议动，什么情况要加钱
不建议转一般纳税人的：年开票额 300 万以内、客户基本是个人或小规模、进项票拿不到的贸易和劳务类业务。这种转过去纯粹是多交税、多付代账费，一点好处没有。
要加钱的：票据量明显超出合同约定张数、有出口退税、多个主体或多家银行账户、要求按月出管理报表、补以前年度的乱账（补账一般还是按 200–350 元/月 或 450–900 元/月 的标准往回补，年份越久、票据越乱越往高走）。企业所得税汇算清缴 800–2500 元/次、工商年报 200–500 元/次，一般不包含在月费里，合同上要写明白。真到了要注销，公司注销是 2000–12000 元，看账务干净程度和有没有异常。
五、我一般怎么给老板建议
看三样东西：客户要什么票、上游给不给票、一年开多少。客户都是企业、都要专票、上游也能开出专票，转一般纳税人划算；客户是散客、上游是农户或个体户，就老老实实待在小规模，1% 的征收率是实实在在的成本优势。这个真没有标准答案，得按你的业务算。
延伸问题
小规模纳税人能开增值税专用发票吗？
可以，自开或去大厅代开，按 3%（现行减按 1%）征收率开，对方只能按票面这个税额抵扣。客户如果坚持要按 13% 抵扣，说明他需要你是一般纳税人，那就得看值不值得转。
一般纳税人以后还能转回小规模吗？
目前没有普遍适用的转回通道，早些年那批转回政策已经到期了，现在基本是单向的。转了就得按一般纳税人核算、按月申报。所以别听人说“先转过去再说”，转之前把进项票算清楚。
公司没业务，是不是可以不报税？
不行。没业务也要做零申报，一般纳税人按月、小规模按季，在每月或每季 15 日前报完。连续不申报会被列为非正常户，解除是 1500–5000 元/次，还要补申报带罚款，一分钱省不下来。